Willkommen. Auf dieser Seite helfen wir Ihnen mit Problemlösungen rund um Provision.
Über das Provision System
Das Provision-System wurde so konzipiert, dass es die hohe Sicherheitsstufe einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung auf allen Übertragungswegen erfüllt. Keine dritte Partei kann Informationen mitlesen. Nur Sie und der Empfänger können die verschlüsselten Daten wieder in Klartext umwandeln.
Sie und Ihre Mandanten können auf den Schutz der Daten vertrauen und können Ihren Fokus voll und ganz auf Ihre Angelegenheiten richten.
Die Akteure in Provision
Das System wird von verschiedenen Personengruppen verwendet:
| Kunden bzw. Mandanten | Alle Personen, die mit Ihnen kommunizieren möchten |
| Mitarbeiter | Sachbearbeiter und alle Angestellte, die im Unternehmen tägliche Arbeit in Provision verrichten |
| Organisatoren | Bestimmte Personen im Unternehmen, die für die Verwaltung und Administration des Provision-Abonnements zuständig sind |
Mitarbeiter zu Provision hinzufügen
Um weitere Mitarbeiter in Provision aufzunehmen, erhalten Sie als Organisator eine E-Mail von Convent IT, in der sich ein Registrierungslink befindet. Benutzt Ihr neuer Mitarbeiter diesen Link, wird er zum Personal des Unternehmens hinzugefügt.
Wichtig: Nur Organisatoren können neue Mitarbeiter akzeptieren.
Kunden/Mandanten zu Provision hinzufügen
Wir freuen uns, wenn Sie Provision weiteren Personen zugänglich machen möchten. Dazu stellen wir eine komfortable Einladungsfunktion bereit, mit der Ihren neuen Kunden eine ansprechende Willkommensnachricht per E-Mail gesandt wird.
Ihre Kunden können nach der kostenlosen Registrierung eines Convent IT Accounts sofort mit Ihnen kommunizieren.
Der Accountbereich von Provision
Mit dem Accountbereich ist der Webseite-Bereich gemeint, der sich hinter einer Anmeldung mit einem Convent IT Account befindet. Als Organisator oder Mitarbeiter finden Sie hier die meisten Funktionen und Einstellmöglichkeiten von Provision. Der Zugang ist mit dem Convent IT Account möglich. Navigieren Sie mithilfe des blauen Hauptmenüs durch die verschiedenen Bereiche. Zum Portal ›
Portal
Bereich „Dashboard“
Das Dashboard ist eine Übersichtsseite, die Ihnen den Systemstatus kompakt anzeigt. Sie sehen die Unternehmenskennung, mit der Ihre Kunden und Mandanten Sie manuell auf der Plattform finden können, und außerdem alle Mitarbeiter- und Organisatoren-Accounts, die für Ihr Unternehmen registriert sind.
Bereich „Kunden“
Möchten Sie mit Kunden kommunizieren, die zuständigen Sachbearbeiter ändern, oder die Unterhaltung mit Kunden beenden, navigieren Sie zu diesem Bereich.
Einladen: Geben Sie E-Mail-Adressen von neuen Kunden an, die Sie zu Provision einladen möchten. So können Sie den Service unter Ihren Kunden verbreiten und die Nutzung fördern. Wir versenden eine ansprechende Willkommensnachricht an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse.
Kunde entfernen: Hiermit lösen Sie die Verknüpfung zwischen Ihrem Unternehmen und dem betreffenden Kunden auf. Das bedeutet, dass alle Nachrichten und Dateipakete unwiderruflich von Provision entfernt werden. Sowohl Sie, als auch Ihr Kunde können sich dann nicht mehr gegenseitg kontaktieren.
Soll der Kontakt wiederhergestellt werden, beginnen Sie den Einladungsprozess von vorne und verknüpfen Sie den Kunden auf diese Weise wieder mit Ihrem Unternehmen.
Sachbearbeiter: In Provision sind Sachbearbeiter für einen Teil Ihrer Kunden zuständige Betreuer. Selbstverständlich wählen Sie im Unternehmen frei, wer die Uploads bearbeitet. An Sachbearbeiter wird lediglich eine E-Mail versandt, um sie auf das Eintreffen neuer Daten hinzuweisen.
Alle Ihrer Mitarbeiter, die einen Convent IT Account besitzen, können als Sachbearbeiter für Kunden gewählt werden, obgleich Sie Organisatoren sind, oder nicht.
Um die Zuordnungen zwischen Kunden und Sachbearbeitern zu ändern, wechseln Sie bitte zu Kunden, wählen Sie beim betreffenden Kunden „Chat verwalten“, und setzen Sie anschließend den gewünschten Sachbearbeiter.
- Ihre Kunden erfahren nicht, welchem Sachbearbeiter sie zugeordnet sind. Die Funktion dient Ihnen als unternehmensinterne Unterstützung.
- Wird einer Ihrer Mitarbeiter-Accounts gelöscht, wird allen Kunden, die diesem zugeordnet waren, der Sachbearbeiter entfernt. Bitte vergeben Sie diesen dann manuell neu.
- Die Verwendung von Sachbearbeitern ist optional. Die mögliche Anzahl ist durch Ihre Abonnement-Variante festgelegt.
- Ihre Kunden erhalten, sofern gewünscht, eine E-Mail, wenn ein von ihnen versandtes Dateipaket an Sie zugestellt wird. Es werden keine weiteren Informationen, wie z. B. Namen von Sachbearbeitern, mitgeteilt.
Convent IT Account
Im ganzen Provision-System fungiert Ihr Convent IT Account als Ihr virtueller Ausweis. Er bestätigt, dass Sie tatsächlich sind, wer Sie sind, und dass Sie zu Ihrem Unternehmen gehören. Der Account besteht aus einer E-Mail-Adresse und einem Passwort.
Passwort: Sie können Ihr Passwort ändern, indem Sie im oberen Menü rechts auf Ihren Namen klicken, und den Anweisungen folgen. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, folgen Sie in der Anmeldemaske dem Link „Probleme beim Anmelden“.
Wichtig: Bitte geben Sie Daten Ihres Accounts, insbesondere das Passwort, an Niemanden weiter. Alle Mitarbeiter müssen einen eigenen Account nutzen, und die geteilte Nutzung eines Accounts wird nicht unterstützt.
Weitere Funktionen
Kommentare
Ihre Kunden können Uploads mit einem Kommentartext versehen. Der Zweck ist, Ihnen als Bearbeiter zu erleichtern, den Kontext zu erfassen. Soll die Kommentarfunktion verborgen bleiben, deaktivieren wir sie gerne für Sie.
Dem zugeordneten Sachbearbeiter wird der Kommentartext in der E-Mail angezeigt.
- Der Kommentar kann von Convent IT gelesen werden. Dies ist erforderlich, da das System den Text an Sie weiterleiten muss.
Kategorien
Damit Sie Uploads sehr schnell klassifizieren können, können Sie Kunden beim Upload eine Kategorie festlegen lassen. Sie können wählen, ob die Funktion für Ihr Unternehmen zur Verfügung steht.
Eine Auflistung an möglichen Kategorien bestimmen Sie frei. Bitte setzen Sie sich mit Convent IT in Verbindung, wenn Schlagworte festgelegt, abgeändert oder entfernt werden sollen.
- Kunden haben immer auch die Möglichkeit, keine Kategorie festzulegen. Somit ist diese Angabe nicht verpflichtend.
- Wurde für ein Dateipaket eine Kategorie gesetzt, sehen Sie diese in der Chatansicht.
Ihr Problem wurde nicht gelöst?
Wenn Sie weiterhin ein Problem mit Provision haben, entschuldigen wir uns für die Umstände. Wir sind dann gerne persönlich für Sie da.
Nehmen Sie über einen der verfügbaren Kanäle Kontakt mit uns auf.