Willkommen. Auf dieser Seite helfen wir Ihnen mit Problemlösungen rund um Provision.
Über die Provision Plattform
Das Netzwerk um Provision wurde so konzipiert, dass es die hohe Sicherheitsstufe einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erfüllt. Alle Daten werden noch auf dem Gerät des Absenders verschlüsselt, und dann zu Convent IT übertragen. Erst der Empfänger besitzt den geheimen Schlüssel, der die Daten wieder in Klartext übersetzt.
Sie und Ihre Mandanten können auf den Schutz der Daten vertrauen und können alle Maßnahmen hierfür dem Provision-System überlassen.
Die Akteure in Provision
Das Netzwerk wird von verschiedenen Personengruppen benutzt:
| Kunden bzw. Mandanten | das sind alle Personen, die mit Ihnen kommunizieren möchten |
| Mitarbeiter | das sind Sachbearbeiter und alle Angestellte, die im Unternehmen tägliche Arbeit in Provision verrichten |
| Organisatoren | Bestimmte Personen im Unternehmen, die für die Verwaltung und Administration des Provision-Abonnements zuständig sind |
Mitarbeiter zu Provision hinzufügen
Um weitere Mitarbeiter in ihr Abonnement aufzunehmen, erhalten Sie als Organisator eine E-Mail von Convent IT, in der sich ein Registrierungslink befindet. Benutzt Ihr neuer Mitarbeiter diesen Link, wird er zum Personal des Unternehmens hinzugefügt.
Wichtig: Nur Organisatoren können die Hinzunahme eines Mitarbeiters veranlassen.
Kunden/Mandanten zu Provision hinzufügen
Wir freuen uns, wenn Sie Provision weiteren Personen zugänglich machen möchten. Dazu stellen wir eine komfortable Einladungsfunktion bereit, mit der Ihren neuen Kunden eine ansprechende Willkommensnachricht per E-Mail gesandt wird.
Ihre Kunden können nach der kostenlosen Registrierung eines Convent IT Accounts sofort mit Ihnen kommunizieren.
Der Accountbereich von Provision
Mit dem Accountbereich sind alle Webseiten gemeint, die sich hinter einer Anmeldung mit einem Convent IT Account befinden. Als Organisator oder Mitarbeiter finden Sie hier die meisten Funktionen und Einstellmöglichkeiten von Provision. Der Zugang ist mit dem Convent IT Account möglich. Das Portal kann in jedem Web-Browser aufgerufen werden. Navigieren Sie mithilfe des blauen Hauptmenüs durch die verschiedenen Bereiche. Zum Portal ›
Portal
Bereich “Dashboard”
Das Dashboard ist eine Übersichtsseite, die Ihnen den Systemstatus kompakt anzeigt. Sie sehen die Unternehmenskennung, mit der Ihre Kunden und Mandanten Sie manuell auf der Plattform finden können, und außerdem alle Mitarbeiter- und Organisatoren-Accounts, die für Ihr Unternehmen registriert sind.
Bereich “Kunden”
Möchten Sie mit Kunden kommunizieren, die zuständigen Sachbearbeiter ändern, oder die Unterhaltung mit Kunden beenden, navigieren Sie zu diesem Bereich.
Einladen: Versenden Sie an die hinterlegte E-Mail-Adresse eine Willkommensnachricht. So können Sie Provision unter Ihren Kunden verbreiten und die Nutzung des Service fördern. Vor dem Versand sehen Sie eine Vorschau des Nachrichtentexts.
Abonnement beenden: Hiermit lösen Sie die Verbindung zwischen Ihrem Unternehmen und dem betroffenen Kunden. Das bedeutet, dass alle Nachrichten und bisherigen Dateipakete unwiderruflich gelöscht werden. Sowohl Sie, als auch Ihr Kunde können sich dann nicht mehr gegenseitg kontaktieren. Dafür muss der Kunde erneut eingeladen werden und somit wieder zum Austausch mit Ihrem Unternehmen berechtigt werden.
Sachbearbeiter: In Provision sind Sachbearbeiter für einen Teil Ihrer Kunden zuständige Betreuer. Selbstverständlich wählen Sie im Unternehmen frei, wer die Uploads bearbeitet. An Sachbearbeiter wird lediglich eine E-Mail als ein Hinweis versandt, wenn Dateien eintreffen.
Alle Ihrer Mitarbeiter und Organisatoren, die einen Convent IT Account besitzen, können als Sachbearbeiter für Kunden bestimmt werden.
Um die Zuordnungen zwischen Kunden und Sachbearbeitern zu ändern, wechseln Sie bitte zu Kunden, und wählen bei betroffenen Kunden “Chat verwalten”, und anschließend den gewünschten Sachbearbeiter aus der Liste.
- Ihre Kunden erfahren nicht, welchem Sachbearbeiter sie zugeordnet sind. Die Funktion dient Ihnen als unternehmensinterne Unterstützung.
- Wird einer Ihrer Mitarbeiter-Accounts gelöscht, werden alle Kunden, die diesem zugeordnet waren, keinen Sachbearbeiter mehr haben. Bitte vergeben Sie diesen dann von Hand einen neuen.
- Die Verwendung von Sachbearbeitern ist optional. Die mögliche Anzahl ist unbegrenzt.
- Ihre Kunden erhalten, sofern gewünscht, eine E-Mail, wenn ein von ihnen versandtes Dateipaket an Sie zugestellt wird. Es werden keine weiteren Informationen, wie z. B. Namen von Sachbearbeitern, mitgeteilt.
Convent IT Account
Im ganzen Provision-System bestätigt Ihr Convent IT Account, dass Sie tatsächlich ein befugter Benutzer für Ihr Unternehmen sind. Er besteht aus einer E-Mail-Adresse und einem Passwort.
Passwort: Sie können Ihr Passwort ändern, indem Sie im oberen Menü rechts auf Ihren Namen klicken, und den Anweisungen folgen. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, bitte kontaktieren Sie uns.
Wichtig: Bitte geben Sie Einzelheiten Ihres Accounts, insbesondere das Passwort, an Niemanden weiter. Alle Mitarbeiter müssen einen eigenen Account nutzen, und die gemeinsame Nutzung eines Accounts wird nicht unterstützt.
Weitere Funktionen
Kommentare
Ihre Kunden können die Uploads mit einem Kommentartext versehen. Der Zweck ist, Ihnen als Bearbeiter zu erleichtern, den Kontext zu erfassen. Soll die Kommentarfunktion verborgen bleiben, deaktivieren wir sie gerne für Sie.
Dem zugeordneten Sachbearbeiter wird der Kommentartext in der E-Mail angezeigt.
- Der Kommentar kann von Convent IT gelesen werden. Dies ist erforderlich, da das System den Text an Sie weiterleiten muss.
Schlagworte
Damit Sie Uploads sehr schnell kategorisieren können, können Sie Kunden beim Upload ein Schlagwort festlegen lassen. Sie können wählen, ob die Funktion für Ihr Unternehmen zur Verfügung steht.
Eine Auflistung an möglichen Schlagworten bestimmen Sie frei. Bitte setzen Sie sich mit Convent IT in Verbindung, wenn Schlagworte festgelegt, abgeändert oder entfernt werden sollen.
- Kunden haben immer auch die Möglichkeit, kein Schlagwort festzulegen. Somit ist diese Angabe nicht verpflichtend.
- Wurde für ein Dateipaket ein Schlagwort festgelegt, sehen Sie dieses in der Chatansicht.
Ihr Problem wurde nicht gelöst?
Wenn Sie weiterhin ein Problem mit Provision haben, entschuldigen wir uns für die Umstände. Wir sind dann gerne persönlich für Sie da.
Nehmen Sie über einen der verfügbaren Kanäle Kontakt mit uns auf.